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Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Verantwortliche Stelle

IT Beratung – Andreas Hähnel
Andreas Hähnel
Neukircher Str. 3
74357 Bönnigheim
Deutschland
Telefon: +49 7141 1338333
E-Mail: mail@hpn.io

Besonderheit: Die SMTPly-Software selbst sendet keine Daten

Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf die Website smtply.hpn.io. Die SMTPly-Software selbst, die Sie auf Ihrem Windows-Server installieren, verarbeitet ausschließlich lokal und übermittelt keinerlei E-Mail-Inhalte oder Telemetrie an den Hersteller. Die einzige externe Verbindung der Software besteht zwischen Ihrem Server und Microsoft Graph — also innerhalb Ihrer bereits bestehenden Microsoft-365-Vertragsbeziehung.

2. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sofern die Verarbeitung auf berechtigtem Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) beruht, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen.

SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt.

3. Datenerfassung auf dieser Website

Server-Log-Dateien und Hosting (Cloudflare Pages)

Diese Website wird bei Cloudflare, Inc. (101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA) als Cloudflare Pages gehostet. Der Provider erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch übermittelt:

  • Browsertyp und Browserversion
  • Verwendetes Betriebssystem
  • Referrer-URL
  • Hostname des zugreifenden Rechners
  • Uhrzeit der Serveranfrage
  • IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Sicherheit seiner Systeme.

Mit Cloudflare ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Cloudflare ist nach den EU-Standardvertragsklauseln zertifiziert und hat sich dem EU-US Data Privacy Framework angeschlossen.

Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, werden Ihre Angaben inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anliegen) zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer Anfrage bei uns gespeichert und verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen oder Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung Ihrer Anfrage).

Ihre Anfrage inklusive aller daraus abzuleitenden personenbezogenen Daten speichern wir, bis Sie eine Löschung verlangen, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung). Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen — insbesondere Handels- und Steuergesetze — bleiben unberührt.

4. Zahlungsabwicklung und Lizenzverkauf

Für Zahlung und Lizenzvergabe setzen wir Polar (Polar Software AB, Stockholm, Schweden) als Merchant of Record ein. Beim Klick auf „Lizenz kaufen" werden Sie auf die Polar-Checkout-Seite weitergeleitet. Dort geben Sie Ihre Zahlungsdaten direkt bei Polar ein — wir haben zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf vollständige Kreditkartennummern oder Bankdaten.

Wir erhalten von Polar lediglich die für die Lizenzerstellung notwendigen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, ggf. UStID, Lizenzschlüssel). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (HGB, AO).

Polar ist ein in Schweden ansässiger EU-Anbieter. Die Datenverarbeitung findet primär innerhalb der EU statt. Datenschutzerklärung von Polar: polar.sh/legal/privacy.

5. Lizenzaktivierung innerhalb der SMTPly-Software

Wenn Sie in der SMTPly-Software einen Lizenzschlüssel aktivieren, validiert die Software den Schlüssel online über den öffentlichen Customer-Portal-Endpoint von Polar. Dabei werden übermittelt:

  • Der von Ihnen eingegebene Lizenzschlüssel
  • Eine aus CPU- und Motherboard-Kennungen gebildete Hardware-ID (SHA-256-Hash) als Activation-Label
  • Unsere fest hinterlegte Polar-Organisations-ID (öffentlich)

Diese Daten werden ausschließlich zur Lizenzprüfung verwendet. Nach erfolgreicher Aktivierung prüft die Software periodisch (bis zu 30 Tage offline-Grace), ob der Schlüssel weiterhin gültig ist. Es werden keine E-Mail-Inhalte, keine Logs und keine Konfigurationsdaten an Polar oder den Hersteller übermittelt.

6. Kontaktformular (Formspree)

Für das Kontaktformular auf dieser Website nutzen wir den Dienst Formspree (Formspree, Inc., San Francisco, CA, USA). Wenn Sie das Formular absenden, werden die eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Thema, Nachricht) per HTTPS an Formspree übermittelt und von dort an unsere E-Mail-Adresse weitergeleitet.

Formspree speichert Ihre Daten vorübergehend für die Zustellung. Es wird kein Konto bei Formspree für Sie angelegt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer strukturierten Kontaktmöglichkeit). Datenschutzerklärung von Formspree: formspree.io/legal/privacy-policy.

7. Download-Bereitstellung (GitHub)

Der Installer von SMTPly wird über GitHub (GitHub, Inc., 88 Colin P Kelly Jr Street, San Francisco, CA 94107, USA; ein Unternehmen von Microsoft) bereitgestellt. Wenn Sie den Installer herunterladen, verbindet sich Ihr Browser direkt mit den Servern von GitHub. Dabei verarbeitet GitHub technisch notwendige Daten wie IP-Adresse, Zeitstempel und Browser-User-Agent gemäß der GitHub-Datenschutzerklärung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der zuverlässigen Bereitstellung des Installers).

8. Keine Cookies, kein Tracking, keine Werbe-Netzwerke

Diese Website setzt keine Cookies, verwendet kein Analytics-Tool und bindet keine Werbenetzwerke oder Social-Media-Plugins ein. Es erfolgt kein Profiling.

9. Externe Links

Die Website enthält Links zu externen Seiten (z.B. Microsoft-Dokumentation, Polar-Checkout, GitHub-Releases, Impressumsreferenz). Beim Aufruf dieser Links verlassen Sie den Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung. Für die Datenverarbeitung auf den Zielseiten gelten die jeweiligen Datenschutzbestimmungen der Betreiber.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Stand: April 2026